Laatste nieuws
  1. Flash B1 knokt zich langs Volco
  2. Een 3-1 overwinning voor Flash Nieuwleusen Dames 1!
  3. Eerste verlies voor Flash Dames 2
  4. Flash dames 2 blijft aan kop!
  5. Flash B1 had meer verdiend

Beleidsplan volleybalvereniging Flash

Inleiding

Voor u ligt het beleidsplan van Volleybalvereniging Flash Nieuwleusen. Dit plan beoogt het beleid voor de jaren 2014-2018 te beschrijven passend bij de visie die door het bestuur is vastgesteld. Op basis van gesprekken met leden, commissies en bestuurders en nader onderzoek is de huidige situatie vergeleken met de gewenste situatie. Dit is vervolgens samen met de diverse commissies vertaald naar een beleidsplan per thema. Dit centrale beleidsplan bevat een korte samenvatting per thema. Voor de verdere invulling en details wordt verwezen naar het betreffende beleidsplan voor dat specifieke thema. Wij wensen u veel leesplezier en nodigen u uit om aan te vullen en feedback te geven.

Missie

Volleybalvereniging Flash Nieuwleusen heeft haar ambities en missie voor de jaren 2014-2018 samengevat in een pakkende zin, ook wel de stip op de horizon genoemd:

De ondernemende volleybalvereniging met een sportieve verenigingscultuur.

Dit is de kapstok waaraan het beleid voor de verschillende thema’s is opgehangen. In de volgende hoofdstukken zal deze missie verder worden toegelicht.

Huidige situatie

Om de huidige situatie in kaart te brengen is een aantal activiteiten ondernomen. Zo hebben er diverse gesprekken plaatsgevonden met commissieleden, bestuursleden en jeugdraad. Daarnaast is er, n.a.v. de cursus besturen met een visie, een 0-meting en een verenigingsanalyse gemaakt. Bovendien is tijdens de ALV van 25-11-2013 een brainstormsessie gehouden samen met de leden en vrijwilligers, waarmee een sterkte/zwakte analyse is gemaakt.

Cultuur

Volleybalvereniging Flash is een warme en laagdrempelige vereniging waar iedereen welkom is. De betrokkenheid van leden, vrijwilligers en ouders bij de vereniging wordt over het algemeen als goed ervaren. Wel zijn er bepaalde cultuuraspecten als pro activiteit (vooruitkijken) en noaberschap (onvoorwaardelijke inzet) die extra aandacht behoeven.

Leden en technisch beleid

De vereniging is een zogenaamde breedte vereniging en kent zowel prestatiegerichte als recreatieve sporters. Prestatiegerichtheid is met name van toepassing op de hoogste teams in de senioren en A en B jeugd. Tegelijkertijd weten we dat veel jeugd het dorp verlaat zodra ze gaan studeren, wat terug te vinden is in de verhouding in het ledenbestand. Op dit moment heeft de vereniging 340 leden, waarvan ruim 200 (~60%) jeugd is. In het seizoen 2014 spelen beide vlaggenschepen (Heren 1 en dames 1) in de promotieklasse. Inmiddels speelt dames 1 sinds 2016 in de 3e divisie. Ontwikkeling van de jeugd en aansluiting naar de senioren dienen verbeterd te worden om enerzijds spelende leden verder te binden aan de vereniging en structureel het niveau te verbeteren. Consequentie daarvan is dat er een helder technisch beleid moet worden vastgesteld, waarin o.a. eisen aan trainers, coaches en ontwikkeling worden gesteld. Bovendien is geconstateerd dat er behoefte is aan een expliciet beleidsplan t.b.v. vrijwilligers om de diverse ambities te kunnen waarmaken.

Financiën

De financiële situatie is gezond, inkomsten en uitgaven worden frequent gemonitored en getoetst aan het beleid.

Communicatie

Intern hebben mensen behoefte aan meer mondelinge communicatie, zodat doelen, plannen en resultaten voor iedereen helder en zichtbaar zijn. Extern wordt er regelmatig naar lokale nieuwsbladen over de club en haar activiteiten en prestaties gecommuniceerd, dit wordt echter niet altijd gepubliceerd. Daarbij is er behoefte aan redactionele ondersteuning, met name op het vlak van het schrijven van wervende stukjes. De website en de Flash app zijn belangrijke uithangborden. Events worden via de Facebook site en Twitter gecommuniceerd en maandelijks gaat er een e-nieuwsbrief naar de leden.

Accommodatie

De vereniging heeft haar eigen accommodatie (clubhuis). Uit de sterkte/zwakte analyse blijkt dat het clubhuis niet (beperkt) toegankelijk is, clubbladen blijven liggen en de muziekinstallatie en TV verbeterd dienen te worden. In samenwerking met de betreffende commissie zal hier beleid voor worden geformuleerd, passend binnen de ontwikkelingen van de nieuwe sporthal (de Spil).

Gewenste situatie

In de gewenste situatie werken de leden en vrijwilligers op een positieve en sportieve manier met elkaar samen. Mensen worden uitgenodigd om mee te bouwen aan de vereniging. Door elkaar positief aan te spreken op verantwoordelijkheid en opbouwende kritiek te geven, wordt een sportieve cultuur gerealiseerd.

Iedereen is welkom bij de vereniging om te komen volleyballen op zijn of haar niveau. De eerste teams van dames en heren spelen op 3e divisie niveau. Bovendien is er extra aandacht voor de prestatiegerichte teams in de jeugd en de doorstroming van jeugd naar senioren.

Binnen de vereniging is oog voor ontwikkelingen en kansen in de omgeving, zowel op korte als lange termijn. Een voorbeeld hiervan is de trend van vergrijzing. Er wordt dan ook actief geworven naar nieuwe leden bij de jeugd, terwijl het aantal senioren en vrijwilligers daarmee in balans is. Daarbij wordt contact en mogelijke samenwerking met andere verenigingen opgezocht.

De vereniging laat regelmatig van zich horen via zowel online als geschreven media. Nieuwe ontwikkelingen, prestaties van de diverse teams, leuke feitjes en weetjes worden actief gepubliceerd.

Iedere commissie heeft een eigen visie passend bij de stip op de horizon van de vereniging. Daarnaast zijn de diverse activiteiten en afhankelijkheden met andere commissies vastgelegd, waardoor er inzicht is in het aantal benodigde vrijwilligers en hun “competenties”. Daarnaast is een jaarkalender opgesteld per commissie.

Iedere commissie heeft een voorzitter die de stip aan de horizon en samen met de leden de benodigde plannen, acties en gewenste bezetting bewaakt. Aanvullend aan het jaarplan worden de taakomschrijvingen voor iedere commissie beschreven. 1x per jaar in februari/maart wordt een evaluatie gehouden, waarop wordt bepaald of de daadwerkelijke bezetting nog volgens het gewenste plaatje is. Tijdens de evaluatie wordt zowel gekeken naar de hoeveelheid benodigde vrijwilligers als ook naar de vaardigheden en kennis.

Inzicht in hiaat

De huidige cultuur binnen Flash wordt als taakgericht ervaren. Vrijwilligers houden van afspraak = afspraak en de uitvoering van de taak staat centraal. Een zeer positieve cultuureigenschap is dat de club als een warme club wordt ervaren, waar mensen welkom zijn. Op de middellange termijn wil Flash graag van reactieve naar een meer proactieve houding, waarbij mensen vooruit kijken, ontwikkelingen in de gaten houden en daarop anticiperen. Dit betekent dat het bestuur zich proactief zal moeten opstellen richting de commissies en vrijwilligers om deze cultuuromslag te kunnen realiseren.

In de huidige situatie hebben niet alle commissies hun ambities op (middel) lange termijn omschreven. Het is de wens van het bestuur om de stip aan de horizon door te vertalen naar de diverse commissies. Het bestuur zal dan ook het initiatief nemen om de stip aan de horizon per commissie te gaan beschrijven. Het beoogde resultaat is een beleidsplan waarin ambities en aantallen vrijwilligers inclusief capaciteiten (aanwezig en benodigd) worden beschreven. Bovendien wordt er aandacht besteed aan ontwikkeling van vrijwilligers.

Het bestuur en de technische commissie heeft de ambitie om met de beide eerste teams op 3e divisie niveau te spelen. In de huidige situatie is dit niet het geval, waarmee het van groot belang is om een technisch beleidsplan op te stellen. Dit technisch beleidsplan is een zeer belangrijk onderdeel van het totale beleid. Uiteraard stopt het niet bij de beschrijving van het beleid, ook de uitvoering zal moeten worden bewaakt. Daarmee is de invulling van de technische staf een hoge prioriteit, waarbij de functie van technisch coördinator cruciaal is. De technische commissie is hier primair voor verantwoordelijk en het bestuur zal daarbij ondersteunen waar nodig.

Consequentie voor beleidsthema’s

In overleg met het bestuur is ervoor gekozen om prioriteit te leggen bij cultuur (algemene bestuurszaken), technisch beleid, communicatiebeleid en het vrijwilligersbeleid. Voor de andere commissies zal in de periode tot aan de volgende ALV eind 2014 waar mogelijk het beleid worden beschreven.

Algemene bestuurszaken
Cultuur en omgangsvormen

Flash is een leuke vereniging voor iedereen, waarin ieders mening telt en waar we begripvol met elkaar omgaan. De letters FLASH hebben we een bijzondere betekenis gegeven

  1. Fun, de fun factor is heel belangrijk in een leuke vereniging
  2. Wij sLuiten niemand buiten, je mag zijn wie je bent,
  3. Afspraak = afspraak
  4. Wij hebben reSpect voor elkaar
  5. Wij maken zaken bespreekbaar en Houden niets achter

Naast deze omgangsvormen kent de vereniging een vertrouwenscontactpersoon die benaderd kan worden i.g.v. vertrouwenskwesties en ongewenst gedrag.

Bovendien zijn er specifieke omgangsvormen voor trainers en coaches, aanvullend aan de verklaring omtrent gedrag. Deze zijn in een bijlage, genaamd: omgangsvormen voor de trainer en coach, verder uitgewerkt.

Kader

Iedere commissie is primair verantwoordelijk voor de juiste bezetting horende bij haar taken en verantwoordelijkheden. Bovendien heeft iedere commissie de verenigings-missie doorvertaald naar een eigen stip aan de horizon. De voortgang van de stand van zaken wordt jaarlijks geëvalueerd, zowel binnen de commissie als met het bestuur. Nieuwe commissieleden worden door de betreffende commissie zelf geworven aan de hand van een functieomschrijving, takenpakket en de afgesproken omgangsvormen. Waar nodig kan beroep worden gedaan op de diverse uitingen van de communicatie- en vrijwilligerscommissie t.b.v. werving. Binnen het bestuur heeft ieder lid een aantal commissies in zijn of haar takenpakket, zodanig dat alle commissies zijn vertegenwoordigd.

Een bijzondere rol heeft de technische commissie bij het werven en benoemen van technische coördinatoren, trainers (hoofdlijn en overig) en assistenten/hulptrainers. Primair bepaalt de TC het profiel van de betreffende functie. Aanvullend in het benoemingsproces zal in het geval van (betaalde) trainers voor een hoofdlijn of eerste teams een gesprek met 2 van de leden van het dagelijks bestuur volgen.

Belangrijk en standaard onderdeel in het selectieproces is een verklaring omtrent gedrag voor iedere trainer. In het hoofdstuk m.b.t. technisch beleid zullen aanvullende gedragsregels, normen en waarden voor trainers worden beschreven.

Administratie en ledenregistratie

De centrale administratie van financiën, leden, vrijwilligers etc. vindt plaats via Sportlink. Dit is de centrale en enige database waarin alle administratieve gegevens up to date zijn en worden gehouden.

Technisch beleid

Het technisch beleid beschrijft hoe zowel prestatiegerichte als recreatieve sporters kunnen volleyballen bij Flash. Voor beide groepen worden de randvoorwaarden ingevuld, waarbij gedacht moet worden aan sportieve ambities, invulling van breedtesport, training en begeleiding, doorstroming van jeugd naar senioren en communicatie naar sporters en ouders. Naar verwachting zal het technisch beleid in maart/april 2014 zijn vastgelegd in een definitief plan, waarbij er afstemming met de trainers en het bestuur is geweest. Het technisch beleidsplan is via de voorzitter van de technische commissie (Harry ter Wee) of het bestuur te verkrijgen.

Communicatie en PR

Communicatie is de rode draad in een sportvereniging. Dit betekent dat zowel de zender als de ontvanger weten welke vorm van communicatie ze kunnen verwachten. In een sportieve verenigingscultuur communiceren de leden en vrijwilligers met elkaar op een positieve en opbouwende manier. Dit beperkt zich niet alleen tot interne communicatie, want ook extern willen we dat de boodschap goed overkomt. Het communicatiebeleid beschrijft in welke media (online en geschreven) en met welke frequentie zal worden gecommuniceerd. Het beleidsplan van de communicatiecommissie is beschikbaar via de voorzitter (Heidi Popken) en aanspreekpunt binnen bestuur Sjouke Kooistra.

Vrijwilligersbeleid

Een ondernemende volleybalvereniging bestaat niet alleen uit ondernemende bestuurders, maar ook uit ondernemende vrijwilligers. Het is dus van belang dat er veel aandacht is voor huidige en nieuw te werven vrijwilligers. Iedereen die de vereniging een warm hart toedraagt is welkom. Tegelijkertijd vragen we ook een proactieve houding van mensen en sportieve onderlinge communicatie. Dit beleid beschrijft hoe om te gaan met de diverse taken/activiteiten en de inzet van vrijwilligers, leden en ouders. Daarnaast wordt beschreven hoe huidige vrijwilligers kunnen worden ontwikkeld en hoe nieuwe vrijwilligers worden geworven. Om de diverse taken blijvend te kunnen uitvoeren met een goede balans over de diverse mensen zal dit een terugkerend item op de jaarkalender zijn. Het beleid van de vrijwilligerscommissie is beschikbaar bij: Lilian Wiersma en Heidi Popken.

Beleid activiteitencommissie

De activiteitencommissie heeft een uitgebreid draaiboek/jaarplan beschikbaar waarin de diverse activiteiten staan gepland. Per activiteit vindt een evaluatie plaats om te bepalen hoe en in welke vorm dit in het volgende jaar zal worden gepland. Het draaiboek is beschikbaar bij de voorzitter, Albert Bovenhuis.

Overige commissies

Nader te bepalen.

Consequenties voor organisatie

Jaarplanning bestuur/commissies op hoofdlijnen

September Communicatie taken leden 1e helft seizoen
Oktober 2 jaarlijkse enquete t.b.v. vrijwilligerbehoeftes en -benodigdheden
November Tussenevaluatie commissies
December ALV, 1e voorstel bezetting trainerskorps nieuwe seizoen
Januari Nieuwjaarsreceptie, voorlopige communicatie bezetting hoofdtrainers nieuwe seizoen, communicatie taken leden 2e helft seizoen
Februari Strategie sessie bestuur, toetsing beleid
Maart Evaluatie afmeldingen en verwachte aantallen leden, consequenties voor werving
April Evaluatie en verwachte bezetting commissies, start indeling teams
Mei Definitieve teamindeling en indeling trainerskorps, jaarplannen commissies
Juni