Beleidsplan volleybalvereniging Flash

Inleiding

Voor u ligt het beleidsplan van Volleybalvereniging Flash Nieuwleusen. Dit plan beoogt het beleid voor de jaren 2018-2022 te beschrijven passend bij de visie die door het bestuur is vastgesteld. Op basis van gesprekken met leden, commissies en bestuurders en nader onderzoek is de huidige situatie vergeleken met de gewenste situatie. Dit is vervolgens samen met de diverse commissies vertaald naar een beleidsplan per thema. Dit centrale beleidsplan bevat een korte samenvatting per thema. Voor de verdere invulling en details wordt verwezen naar het betreffende beleidsplan voor dat specifieke thema. Wij wensen u veel leesplezier en nodigen u uit om aan te vullen en feedback te geven.

Missie

Volleybalvereniging Flash Nieuwleusen heeft haar ambities en missie voor de jaren 2018-2022 samengevat in een pakkende zin, ook wel de stip op de horizon genoemd:

De ondernemende volleybalvereniging met een sportieve verenigingscultuur.

Dit is de kapstok waaraan het beleid voor de verschillende thema’s is opgehangen. In de volgende hoofdstukken zal deze missie verder worden toegelicht.

Huidige situatie

Om de huidige situatie in kaart te brengen is een aantal activiteiten ondernomen. Zo hebben er diverse gesprekken plaatsgevonden met commissieleden, bestuursleden en jeugdraad. Daarnaast is er, n.a.v. de cursus besturen met een visie, een 0-meting en een verenigingsanalyse gemaakt. Bovendien is tijdens de ALV van 25-11-2013 een brainstormsessie gehouden samen met de leden en vrijwilligers, waarmee een sterkte/zwakte analyse is gemaakt.

Cultuur

Volleybalvereniging Flash is een warme en laagdrempelige vereniging waar iedereen welkom is. De betrokkenheid van leden, vrijwilligers en ouders bij de vereniging wordt over het algemeen als goed ervaren. Wel zijn er bepaalde cultuuraspecten als pro activiteit (vooruitkijken) en noaberschap (onvoorwaardelijke inzet) die extra aandacht behoeven.

Leden en technisch beleid

De vereniging is een zogenaamde breedte vereniging en kent zowel prestatiegerichte als recreatieve sporters. Prestatiegerichtheid is met name van toepassing op de hoogste teams in de senioren en A en B jeugd. Tegelijkertijd weten we dat veel jeugd het dorp verlaat zodra ze gaan studeren, wat terug te vinden is in de verhouding in het ledenbestand. Op dit moment heeft de vereniging 340 leden, waarvan ruim 200 (~60%) jeugd is. In het seizoen 2014 spelen beide vlaggenschepen (Heren 1 en dames 1) in de promotieklasse. Inmiddels speelt dames 1 sinds 2016 in de 3^e divisie. Ontwikkeling van de jeugd en aansluiting naar de senioren dienen verbeterd te worden om enerzijds spelende leden verder te binden aan de vereniging en structureel het niveau te verbeteren. Consequentie daarvan is dat er een helder technisch beleid moet worden vastgesteld, waarin o.a. eisen aan trainers, coaches en ontwikkeling worden gesteld. Bovendien is geconstateerd dat er behoefte is aan een expliciet beleidsplan t.b.v. vrijwilligers om de diverse ambities te kunnen waarmaken.

Financiën

De financiële situatie is gezond, inkomsten en uitgaven worden frequent gemonitored en getoetst aan het beleid.

Communicatie

Intern hebben mensen behoefte aan meer mondelinge communicatie, zodat doelen, plannen en resultaten voor iedereen helder en zichtbaar zijn. Extern wordt er regelmatig naar lokale nieuwsbladen over de club en haar activiteiten en prestaties gecommuniceerd, dit wordt echter niet altijd gepubliceerd. Daarbij is er behoefte aan redactionele ondersteuning, met name op het vlak van het schrijven van wervende stukjes. De website en de Flash app zijn belangrijke uithangborden. Events worden via de Facebook site en Twitter gecommuniceerd en maandelijks gaat er een e-nieuwsbrief naar de leden.

Accommodatie

De vereniging heeft haar eigen accommodatie (clubhuis). Uit de sterkte/zwakte analyse blijkt dat het clubhuis niet (beperkt) toegankelijk is, clubbladen blijven liggen en de muziekinstallatie en TV verbeterd dienen te worden. In samenwerking met de betreffende commissie zal hier beleid voor worden geformuleerd, passend binnen de ontwikkelingen van de nieuwe sporthal (de Spil).

Gewenste situatie

In de gewenste situatie werken de leden en vrijwilligers op een positieve en sportieve manier met elkaar samen. Mensen worden uitgenodigd om mee te bouwen aan de vereniging. Door elkaar positief aan te spreken op verantwoordelijkheid en opbouwende kritiek te geven, wordt een sportieve cultuur gerealiseerd.

Iedereen is welkom bij de vereniging om te komen volleyballen op zijn of haar niveau. De eerste teams van dames en heren spelen op 3^e divisie niveau. Bovendien is er extra aandacht voor de prestatiegerichte teams in de jeugd en de doorstroming van jeugd naar senioren.

Binnen de vereniging is oog voor ontwikkelingen en kansen in de omgeving, zowel op korte als lange termijn. Een voorbeeld hiervan is de trend van vergrijzing. Er wordt dan ook actief geworven naar nieuwe leden bij de jeugd, terwijl het aantal senioren en vrijwilligers daarmee in balans is. Daarbij wordt contact en mogelijke samenwerking met andere verenigingen opgezocht.

De vereniging laat regelmatig van zich horen via zowel online als geschreven media. Nieuwe ontwikkelingen, prestaties van de diverse teams, leuke feitjes en weetjes worden actief gepubliceerd.

Iedere commissie heeft een eigen visie passend bij de stip op de horizon van de vereniging. Daarnaast zijn de diverse activiteiten en afhankelijkheden met andere commissies vastgelegd, waardoor er inzicht is in het aantal benodigde vrijwilligers en hun “competenties”. Daarnaast is een jaarkalender opgesteld per commissie.

Iedere commissie heeft een voorzitter die de stip aan de horizon en samen met de leden de benodigde plannen, acties en gewenste bezetting bewaakt. Aanvullend aan het jaarplan worden de taakomschrijvingen voor iedere commissie beschreven. 1x per jaar in februari/maart wordt een evaluatie gehouden, waarop wordt bepaald of de daadwerkelijke bezetting nog volgens het gewenste plaatje is. Tijdens de evaluatie wordt zowel gekeken naar de hoeveelheid benodigde vrijwilligers als ook naar de vaardigheden en kennis.

Inzicht in hiaat

De huidige cultuur binnen Flash wordt als taakgericht ervaren. Vrijwilligers houden van afspraak = afspraak en de uitvoering van de taak staat centraal. Een zeer positieve cultuureigenschap is dat de club als een warme club wordt ervaren, waar mensen welkom zijn. Op de middellange termijn wil Flash graag van reactieve naar een meer proactieve houding, waarbij mensen vooruit kijken, ontwikkelingen in de gaten houden en daarop anticiperen. Dit betekent dat het bestuur zich proactief zal moeten opstellen richting de commissies en vrijwilligers om deze cultuuromslag te kunnen realiseren.

In de huidige situatie hebben niet alle commissies hun ambities op (middel) lange termijn omschreven. Het is de wens van het bestuur om de stip aan de horizon door te vertalen naar de diverse commissies. Het bestuur zal dan ook het initiatief nemen om de stip aan de horizon per commissie te gaan beschrijven. Het beoogde resultaat is een beleidsplan waarin ambities en aantallen vrijwilligers inclusief capaciteiten (aanwezig en benodigd) worden beschreven. Bovendien wordt er aandacht besteed aan ontwikkeling van vrijwilligers.

Het bestuur en de technische commissie heeft de ambitie om met de beide eerste teams op 3^e divisie niveau te spelen. In de huidige situatie is dit niet het geval, waarmee het van groot belang is om een technisch beleidsplan op te stellen. Dit technisch beleidsplan is een zeer belangrijk onderdeel van het totale beleid. Uiteraard stopt het niet bij de beschrijving van het beleid, ook de uitvoering zal moeten worden bewaakt. Daarmee is de invulling van de technische staf een hoge prioriteit, waarbij de functie van technisch coördinator cruciaal is. De technische commissie is hier primair voor verantwoordelijk en het bestuur zal daarbij ondersteunen waar nodig.

Consequentie voor beleidsthema’s

In overleg met het bestuur is ervoor gekozen om prioriteit te leggen bij cultuur (algemene bestuurszaken), technisch beleid, communicatiebeleid en het vrijwilligersbeleid. Voor de andere commissies zal in de periode tot aan de volgende ALV eind 2014 waar mogelijk het beleid worden beschreven.